Wohnung verkaufen: Welche Unterlagen brauchen Eigentümer?

Wer eine Eigentumswohnung verkaufen möchte, benötigt mehr als Grundriss, Grundbuchauszug und Energieausweis. Anders als beim Verkauf eines Einfamilienhauses spielen auch die Unterlagen der Wohnungseigentümergemeinschaft eine wichtige Rolle.

Kaufinteressenten und finanzierende Banken möchten nicht nur die Wohnung selbst einschätzen können. Sie wollen auch wissen, wie die Eigentümergemeinschaft wirtschaftlich aufgestellt ist, welche Kosten anfallen, welche Maßnahmen beschlossen wurden und ob besondere Risiken bestehen.

Welche Unterlagen braucht man beim Wohnungsverkauf?

Zu den wichtigsten Unterlagen beim Wohnungsverkauf gehören ein aktueller Grundbuchauszug, Grundriss und Wohnflächenberechnung, Energieausweis und Grundsteuerbescheid sowie die Teilungserklärung einschließlich Gemeinschaftsordnung und Aufteilungsplan. Hinzu kommen insbesondere der aktuelle Wirtschaftsplan, Jahresabrechnungen, Protokolle der Eigentümerversammlungen, Informationen zur Erhaltungsrücklage, mögliche Sonderumlagen, Angaben zur Verwaltung und gegebenenfalls Unterlagen zu einem bestehenden Mietverhältnis.

Welche Dokumente im konkreten Fall zusätzlich benötigt werden, hängt von der Wohnung, der Eigentümergemeinschaft und der Verkaufssituation ab.

Unterlagen Wohnungsverkauf: Checkliste auf einen Blick

Je früher diese Unterlagen vollständig vorliegen, desto besser lässt sich der Verkauf vorbereiten. Fehlende Dokumente können Rückfragen verursachen und insbesondere die Finanzierung auf Käuferseite verzögern.

Wie der gesamte Verkaufsprozess aufgebaut ist, erläutern wir im Ratgeber Immobilie verkaufen: Ablauf in 9 wichtigen Schritten.

Warum braucht man beim Wohnungsverkauf mehr Unterlagen als beim Hausverkauf?

Beim Verkauf einer Eigentumswohnung erwirbt der Käufer nicht nur das Sondereigentum an der Wohnung. Mit dem Wohnungseigentum ist auch ein Miteigentumsanteil am gemeinschaftlichen Eigentum verbunden.

Deshalb reicht es nicht, ausschließlich die Wohnung selbst zu betrachten.

Für einen Käufer sind auch Fragen relevant wie:

• Wie ist die Eigentümergemeinschaft organisiert?
• Welche laufenden Kosten entstehen?
• Wie hoch ist die Erhaltungsrücklage?
• Stehen größere Sanierungen bevor?
• Wurden Sonderumlagen beschlossen?
• Gibt es relevante Hausgeldrückstände?
• Gibt es bekannte Rechtsstreitigkeiten?
• Wer ist aktuell als Verwalter bestellt?

Genau deshalb bilden die WEG-Unterlagen einen wesentlichen Unterschied zum Verkauf eines Einfamilienhauses.

Die Unterlagen speziell für Häuser behandeln wir separat im Ratgeber Unterlagen beim Hausverkauf: Diese Dokumente brauchen Sie.

Aktueller Grundbuchauszug

Der Grundbuchauszug gehört zu den wichtigsten Unterlagen beim Verkauf einer Eigentumswohnung.

Er enthält unter anderem Angaben zu den Eigentumsverhältnissen und zu eingetragenen Rechten und Belastungen.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen dabei die Eintragungen in Abteilung II und Abteilung III.

Abteilung II des Grundbuchs

In Abteilung II können beispielsweise Wohnrechte, Wegerechte, Vorkaufsrechte, Dienstbarkeiten oder andere Lasten und Beschränkungen eingetragen sein.

Solche Eintragungen sollten bereits vor der Vermarktung bekannt und geprüft sein. Kaufinteressenten müssen wissen, welche Rechte bestehen und welche Auswirkungen sie auf die Wohnung beziehungsweise das Wohnungseigentum haben können.

Abteilung III des Grundbuchs

In Abteilung III werden insbesondere Grundschulden und Hypotheken eingetragen.

Grundpfandrechte des Verkäufers, die der Käufer nicht übernimmt, werden im Rahmen der notariellen Abwicklung regelmäßig zur Löschung gebracht. Die notwendige Lastenfreistellung wird dabei mit den beteiligten Banken und dem Notariat abgestimmt.

Entscheidend ist deshalb, frühzeitig zu wissen, welche Eintragungen bestehen und welche Schritte für den Verkauf erforderlich sind.

Grundsteuerbescheid

Auch der aktuelle Grundsteuerbescheid sollte für den Wohnungsverkauf bereitliegen.

Er dokumentiert die Grundsteuerbelastung des Wohnungseigentums und gehört zu den Unterlagen, die Kaufinteressenten bei der Einschätzung der laufenden Kosten interessieren können.

Der Grundsteuerbescheid ist nicht nur beim Wohnungsverkauf relevant. Auch beim Verkauf eines Einfamilienhauses sollte er in den Verkaufsunterlagen berücksichtigt werden.

Teilungserklärung einschließlich Gemeinschaftsordnung

Die Teilungserklärung gehört zu den zentralen Unterlagen beim Verkauf einer Eigentumswohnung.

Sie beschreibt die rechtliche Aufteilung des Gebäudes und zeigt, welche Bereiche einer bestimmten Einheit zugeordnet sind.

Zusammen mit der Gemeinschaftsordnung enthält sie wichtige Regelungen zu Rechten und Pflichten innerhalb der Eigentümergemeinschaft.

Kaufinteressenten können daraus beispielsweise erkennen:

• welche Räume und Flächen zur Wohnung gehören,
• welche Bereiche Gemeinschaftseigentum sind,
• welche Sondernutzungsrechte bestehen,
• welche Regelungen zur Nutzung gelten,
• wie bestimmte Kosten innerhalb der Gemeinschaft verteilt werden.

Deshalb sollte beim Verkauf nicht nur eine einzelne Seite oder ein Auszug vorliegen, sondern die vollständige Teilungserklärung einschließlich Gemeinschaftsordnung und möglicher Nachträge.

Aufteilungsplan

Der Aufteilungsplan ergänzt die Teilungserklärung.

Er zeigt die räumliche Aufteilung des Gebäudes und hilft dabei, Wohnung, Keller, Stellplätze und weitere Flächen eindeutig zuzuordnen.

Gerade wenn Sondernutzungsrechte oder zusätzliche Räume zum Verkaufsobjekt gehören, sollte geprüft werden, ob die tatsächliche Nutzung mit den vorhandenen Unterlagen übereinstimmt.

Was gehört zum Gemeinschaftseigentum?

Für Kaufinteressenten ist nicht nur der Zustand der Wohnung wichtig. Auch das Gemeinschaftseigentum kann erhebliche Auswirkungen auf zukünftige Kosten haben.

Dazu gehören beispielsweise:

• Dach,
• Fassade,
• Treppenhaus,
• tragende Gebäudeteile,
• gemeinschaftlich genutzte technische Anlagen,
• und grundsätzlich auch die Fenster einschließlich der Rahmen.

Gerade bei Fenstern entsteht häufig Unsicherheit. Sie stehen grundsätzlich im Gemeinschaftseigentum. Die Gemeinschaftsordnung kann allerdings Regelungen darüber enthalten, wer für bestimmte Maßnahmen oder Kosten aufkommen muss.

Für Verkäufer ist deshalb wichtig, nicht nur den Zustand der eigenen Wohnung zu kennen, sondern auch relevante Regelungen und anstehende Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum.

Wirtschaftsplan und Hausgeld

Der aktuelle Wirtschaftsplan gehört zu den wichtigsten wirtschaftlichen Unterlagen beim Wohnungsverkauf.

Er enthält die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft und bildet die Grundlage für die laufenden Vorschüsse der Wohnungseigentümer.

Für die angebotene Wohnung ist insbesondere der Einzelwirtschaftsplan relevant. Aus ihm ergibt sich, welche Vorschüsse beziehungsweise welches laufende Hausgeld auf die konkrete Einheit entfallen.

Eine zusätzliche lange Aufzählung einzelner Informationen zum Hausgeld ist deshalb nicht erforderlich, wenn der vollständige und aktuelle Wirtschaftsplan einschließlich des Einzelwirtschaftsplans vorliegt.

Kaufinteressenten können daraus unter anderem erkennen:

• welche laufenden Kosten für die Wohnung angesetzt werden,
• wie sich die Kosten der Gemeinschaft zusammensetzen,
• welche Vorschüsse für die Wohnung zu leisten sind.

Aktuelle Jahresabrechnung – idealerweise auch die vergangenen drei Jahre

Neben dem Wirtschaftsplan sollte immer die aktuellste Jahresabrechnung vorliegen.

Im besten Fall werden zusätzlich die Abrechnungen der vergangenen drei Jahre bereitgehalten.

Der Wirtschaftsplan blickt auf die erwarteten Einnahmen und Ausgaben. Die Jahresabrechnung zeigt dagegen, welche Einnahmen und Ausgaben tatsächlich angefallen sind.

Damit können Kaufinteressenten besser nachvollziehen:

• wie sich die Kosten der Eigentümergemeinschaft entwickelt haben,
• welche Gesamtkosten auf die Wohnung entfallen sind,
• welche Kosten umlagefähig beziehungsweise nicht umlagefähig sind,
• ob größere oder außergewöhnliche Ausgaben angefallen sind.

Mehrere Abrechnungsjahre schaffen dabei ein deutlich besseres Bild als eine einzelne Momentaufnahme.

Erhaltungsrücklage und geplante Maßnahmen

Die Höhe der Erhaltungsrücklage ist für Kaufinteressenten besonders relevant.

Sie zeigt, welche finanziellen Mittel die Eigentümergemeinschaft für zukünftige Erhaltungsmaßnahmen angesammelt hat.

Die Höhe der Rücklage allein sollte allerdings nicht isoliert bewertet werden.

Eine hohe Rücklage kann beispielsweise trotzdem knapp sein, wenn eine umfangreiche Dach-, Fassaden- oder Heizungssanierung bevorsteht. Umgekehrt kann bei einem gut erhaltenen Gebäude eine andere Ausgangslage bestehen.

Deshalb sollten zusammen betrachtet werden:

• aktueller Stand der Erhaltungsrücklage,
• Zustand des Gemeinschaftseigentums,
• bereits beschlossene Maßnahmen,
• absehbare größere Investitionen,
• beschlossene oder diskutierte Sonderumlagen.

Protokolle der Eigentümerversammlungen

Die Protokolle der Eigentümerversammlungen geben Kaufinteressenten einen wichtigen Einblick in die tatsächliche Situation der Gemeinschaft.

Dabei sollten nicht nur die Protokolle der regulären beziehungsweise ordentlichen Eigentümerversammlungen vorliegen.

Auch die Protokolle außerordentlicher Eigentümerversammlungen sind relevant.

Aus den Protokollen können sich beispielsweise Hinweise ergeben auf:

• beschlossene Sanierungen,
• größere Reparaturen,
• Sonderumlagen,
• Probleme am Gebäude,
• Änderungen bei der Verwaltung,
• Konflikte innerhalb der Gemeinschaft,
• laufende oder geplante Maßnahmen.

Sie gehören deshalb zu den Unterlagen, die beim Wohnungsverkauf möglichst vollständig zur Verfügung stehen sollten.

Verwaltervertrag und Verwalterbestellung

Für den Käufer sollte ebenfalls nachvollziehbar sein, wer aktuell als Verwalter der Wohnungseigentümergemeinschaft bestellt ist.

Dabei sind zwei Dinge voneinander zu unterscheiden:

• die Bestellung des Verwalters durch die Wohnungseigentümer,
• der Vertrag zwischen Gemeinschaft und Verwalter.

Für die Verkaufsunterlagen sind deshalb sowohl Angaben zum aktuell bestellten Verwalter als auch der bestehende Verwaltervertrag relevant.

Interessenten können daraus unter anderem Informationen zur Organisation und Verwaltung der Eigentümergemeinschaft erhalten.

Bekannte Hausgeldrückstände

Auch bekannte relevante Hausgeldrückstände innerhalb der Eigentümergemeinschaft können für Kaufinteressenten wichtig sein.

Größere Rückstände können Hinweise auf die wirtschaftliche Situation der Gemeinschaft geben und sich darauf auswirken, wie sicher laufende Verpflichtungen und zukünftige Maßnahmen finanziert werden können.

Für einen Käufer zählt daher nicht nur die Höhe seines eigenen Hausgelds. Relevant ist auch, ob innerhalb der Gemeinschaft größere finanzielle Auffälligkeiten bestehen.

Gibt es Rechtsstreitigkeiten innerhalb der Eigentümergemeinschaft?

Ein weiterer wichtiger Punkt sind bekannte Rechtsstreitigkeiten.

Vor einem Verkauf sollte geklärt werden, ob:

• die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer an einem Rechtsstreit beteiligt ist,
• relevante Verfahren innerhalb der Gemeinschaft bestehen,
• aus solchen Auseinandersetzungen wirtschaftliche Belastungen entstehen können.

Für Kaufinteressenten können solche Informationen wichtig sein, weil Rechtsstreitigkeiten Kosten verursachen oder Auswirkungen auf Verwaltung, Nutzung und zukünftige Entscheidungen der Gemeinschaft haben können.

Relevante bekannte Verfahren sollten deshalb im Verkaufsprozess nicht erst kurz vor dem Notartermin auftauchen.

Grundriss und Wohnflächenberechnung

Grundriss und Wohnflächenberechnung gehören zu den grundlegenden Objektunterlagen.

Der Grundriss hilft Kaufinteressenten dabei, Raumaufteilung und Nutzungsmöglichkeiten zu verstehen.

Die Wohnflächenberechnung ist außerdem für Bewertung, Exposé und häufig auch für die Käuferfinanzierung relevant.

Eigentümer sollten prüfen, ob die vorhandenen Angaben plausibel und nachvollziehbar sind.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen bei der Wohnflächenberechnung beispielsweise Balkone, Terrassen, Dachschrägen, Wintergärten und bestimmte Nebenflächen. Je nach Art und Nutzbarkeit können solche Flächen nur teilweise oder gar nicht als Wohnfläche berücksichtigt werden.

Energieausweis

Auch beim Verkauf einer Eigentumswohnung spielt der Energieausweis eine wichtige Rolle.

Eigentümer sollten frühzeitig klären:

• Liegt ein gültiger Energieausweis für das Gebäude vor?
• Ist es ein Bedarfs- oder Verbrauchsausweis?
• Sind die für die Vermarktung relevanten Angaben verfügbar?

Bei einem Verkauf muss ein vorhandener beziehungsweise erforderlicher Energieausweis Kaufinteressenten im gesetzlich vorgesehenen Rahmen zugänglich gemacht und nach Abschluss des Kaufvertrags übergeben werden.

Bei Eigentumswohnungen liegt der Energieausweis häufig bei der Hausverwaltung beziehungsweise der Eigentümergemeinschaft vor.

Nachweise zu Modernisierungen in der Wohnung

Auch Modernisierungen innerhalb der Wohnung sollten dokumentiert werden, wenn entsprechende Unterlagen vorhanden sind.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Badsanierung,
• Erneuerung von Böden,
• Elektroarbeiten,
• Leitungsarbeiten,
• Einbauten,
• weitere wertrelevante Maßnahmen.

Bei Maßnahmen, die Gemeinschaftseigentum betreffen können, sollte zusätzlich geprüft werden, ob entsprechende Beschlüsse, Vereinbarungen oder Zustimmungen vorliegen.

Welche Unterlagen braucht man bei einer vermieteten Eigentumswohnung?

Ist die Wohnung vermietet, kommen weitere Unterlagen hinzu.

Dazu gehören insbesondere:

• aktueller Mietvertrag einschließlich Nachträge,
• aktuelle Miethöhe,
• Angaben zur Mietkaution,
• aktuelle Nebenkosten- beziehungsweise Betriebskostenabrechnung,
• Informationen zu bestehenden besonderen Vereinbarungen,
• gegebenenfalls Informationen zu Mietrückständen oder Mietminderungen,
• bekannte relevante rechtliche Auseinandersetzungen aus dem Mietverhältnis.

Für Kapitalanleger sind diese Informationen besonders wichtig, weil das bestehende Mietverhältnis Teil der wirtschaftlichen Bewertung der Wohnung ist.

Woher bekommt man fehlende Unterlagen für den Wohnungsverkauf?

Nicht alle Eigentümer haben sämtliche Unterlagen vollständig zu Hause abgelegt.

Fehlende Dokumente können je nach Unterlage beispielsweise erhältlich sein bei:

• Hausverwaltung beziehungsweise WEG-Verwaltung,
• Grundbuchamt,
• Bauamt,
• Katasteramt,
• Architekt oder Planer,
• Energieberater,
• früheren Eigentümern oder Bauträgern.

Viele der WEG-spezifischen Dokumente – etwa Wirtschaftsplan, Jahresabrechnungen, Versammlungsprotokolle und Verwalterunterlagen – liegen bei der Hausverwaltung vor.

Deshalb ist es sinnvoll, frühzeitig zu prüfen, welche Dokumente bereits vorhanden sind und welche noch angefordert werden müssen.

Wann sollten die Unterlagen vollständig sein?

Idealerweise beginnt die Zusammenstellung der Unterlagen vor dem Start der Vermarktung.

Nicht jedes Dokument muss bereits beim ersten Interessentenkontakt vollständig ausgehändigt werden. Die wesentlichen Informationen sollten aber verfügbar sein, bevor ernsthafte Kaufinteressenten, deren Banken und später das Notariat sie benötigen.

Eine gute Vorbereitung hat mehrere Vorteile:

• Rückfragen lassen sich schneller beantworten,
• die Wohnung kann korrekt beschrieben werden,
• Kaufinteressenten können die wirtschaftliche Situation besser einschätzen,
• Finanzierungsprozesse werden weniger häufig durch fehlende Unterlagen ausgebremst,
• Überraschungen kurz vor dem Notartermin werden reduziert.

Unterlagen auch für die Wertermittlung wichtig

Viele Unterlagen sind nicht erst für den eigentlichen Verkauf relevant.

Auch für eine fundierte Einordnung des Wohnungswerts sind insbesondere Angaben zu Wohnfläche, Grundriss, Zustand, Teilungserklärung, Hausgeld, Erhaltungsrücklage und geplanten Maßnahmen wichtig.

Mehr dazu erfahren Sie in unserem Ratgeber Was ist meine Immobilie wert?.

Wenn eine konkrete Verkaufsentscheidung ansteht, finden Sie außerdem weitere Informationen zur professionellen Wertermittlung für Immobilien.

Fazit: Unterlagen beim Wohnungsverkauf frühzeitig vorbereiten

Beim Verkauf einer Eigentumswohnung reicht es nicht, nur die Wohnung selbst zu dokumentieren.

Neben Grundbuch, Grundriss, Wohnflächenberechnung, Energieausweis und Grundsteuerbescheid spielen insbesondere die Unterlagen der Wohnungseigentümergemeinschaft eine zentrale Rolle.

Dazu gehören die Teilungserklärung einschließlich Gemeinschaftsordnung, Wirtschaftsplan und Einzelwirtschaftsplan, aktuelle Jahresabrechnungen, Protokolle ordentlicher und außerordentlicher Eigentümerversammlungen, Informationen zur Erhaltungsrücklage, zum bestellten Verwalter, zu möglichen Hausgeldrückständen und zu bekannten relevanten Rechtsstreitigkeiten.

Je vollständiger diese Informationen vorliegen, desto besser können Kaufinteressenten die Wohnung und die Eigentümergemeinschaft einschätzen.

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Häufige Fragen zu den Unterlagen beim Wohnungsverkauf